Cuando se le exige al ciudadano presentar en la Administración documentos compulsados o cotejados de documentos originales, las oficinas de registro del órgano administrativo en concreto, tienen obligación de realizar el cotejo y compulsa del documento y a devolverle de forma inmediata los documentos originales.

El ciudadano presenta el original y fotocopia. Y la oficina de registro realizará el cotejo de ambos, comprobando la identidad de sus contenidos. Después devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia (diligenciada con un sello o acreditación de compulsa) a la solicitud, escrito o comunicación para su envío. El sello de la copia compulsada expresará la fecha en que se ha realizado, así como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.

Es posible que quien nos exija una copia compulsada no sea una administración pública, sino una entidad privada. Por ejemplo, una empresa nos va a contratar y quiere tener una certificación del título académico.

Una opción es que sea el organismo que ha emitido el documento original el que compulse las fotocopias del mismo. Por ejemplo, si una universidad emite un título académico o un certificado de estudios, ella misma puede compulsarnos una copia del documento original, que será la que entreguemos cuando nos lo solicite una empresa, en el ejemplo que estamos siguiendo.

Otra opción es presentar ante la empresa el título universitario original y la fotocopia, para que sea la propia empresa la que haga la compulsa tras verificar que son idénticos.

Cómo se compulsa un título universitario. Hay tres formas de compulsar un título académico universitario:

1. Mediante una copia compulsada que emita la Secretaría de la misma Universidad que expidió el título.  Habrá que pagar las tasas correspondientes.
2. Compulsa mediante una Notaría.   Habrá que acercarse a un Notario con el título original y la fotocopia, para que de testimonio de que la copia es idéntica al original. También implica el pago de las tasas.
3. 1. A través de registros públicos de la Administración del Estado, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, etc.  Cuando se envía una solicitud a una administración pública desde otra administración, se pueden presentar originales y fotocopias en el Registro para su compulsa.

   En el caso de títulos académicos en el extranjeros, el trámite de convalidación se hace a través del Ministerio de Educación.  La compulsa es simplemente la acreditación de que la copia coincide con el original, mientras que la convalidación busca la equivalencia legal entre el título extranjero y las titulaciones españolas. Toda la información está disponible en la web del Ministerio.

Solicitud individual de certificados por Internet. Para obtener el certificado por Internet es necesario tener Certificado Digital, DNI electrónico o Cl@ave.

Presencial, pidiendo cita previa. El Certificado se puede solicitar presencialmente en las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia. En ambos casos es necesario solicitar cita previa.

Solicitud del Certificado de Antecedentes Penales de forma presencial. El certificado se puede obtener en los Registros Civiles, las Gerencias territoriales del Ministerio de Justicia. En cualquier oficina de registro de la Administración General del Estado,  o de las Comunidades Autónomas o de Entidades Locales con oficina integrada. Recuerde la obligación de solicitar cita previa .

Solicitud del Certificado de Antecedentes Penales a través de Internet. Hay que disponer de certificado digital, DNI electrónico o clave de acceso.  La solicitud del certificado implica el pago de las tasas a través de la pasarela de pagos de la Agencia Tributaria y la descarga del certificado no es inmediata, sino que puede demorarse entre 24 h y tres días hábiles. Facilitando una dirección de email, el Ministerio de Justicia informa al ciudadano del momento en que la descarga electrónica de su certificado está disponible.